Rejestracja czasu pracy w polskich firmach - przeszłość i teraźniejszość

Z wielu stron coraz częściej słyszy się głosy, iż zbliżający się rok 2013 będzie bardzo trudnym rokiem dla gospodarki. W tym kontekście coraz większego znaczenia dla przedsiębiorców nabierają koszta prowadzonej działalności. Niewątpliwie ich istotnym składnikiem są koszty pracy. Nikogo nie trzeba przekonywać, iż są one wysokie. Zbyt wysokie.

Jeśli praca jest takim drogim towarem to oczywistym jest, iż pracodawca chce, by nominalny czas pracy był wykorzystany w 100 % na pracę. Niestety, nie zawsze się tak dzieje. Doświadczenie wielu pracodawców pokazuje, iż oprócz przewidzianej prawem przerwy socjalnej pracownicy urządzają sobie sami dodatkowe, często grupowe, ‘dzikie’ przerwy. Zwykle ‘na papierosa’. Interesujące, że wielokroć uczestniczą w niej również osoby niepalące… Równie częstym zjawiskiem jest samowolne skracanie dnia pracy poprzez wcześniejsze wyjście, bez wiedzy pracodawcy. Nie zapominajmy także o - zawinionych lub nie – spóźnieniach oraz wyjściach prywatnych [np. do lekarza] w godzinach pracy.
Wielu pracodawców, zwłaszcza prowadzących jakąkolwiek produkcję lub usługi narzeka, iż takie przerwy w pracy dezorganizują proces produkcji, co przekłada się na jej zmniejszenie. To zaś przekłada się na wynik finansowy. Tak wiec pracownicy poprzez takie nieoficjalne przerwy w pracy lub wcześniejsze jej kończenie de facto generują straty finansowe dla swego pracodawcy, podcinając niekiedy przysłowiową gałąź… Osłabiając bowiem kondycję finansową swego pracodawcy mogą doprowadzić np. do redukcji zatrudnienia spowodowanej właśnie złą kondycją finansową firmy.
Aby nie ponosić z tego tytułu strat oraz w celu możliwie najlepszego wypełnienia ciążącego wg Kodeksu Pracy na pracodawcy obowiązku rzetelnego rozliczania czasu pracy coraz częściej stosuje się biometryczną rejestrację czasu pracy.

Elektroniczna rejestracja czasu pracy może być stosowana zarówno w dużym obiekcie przemysłowym lub biurowcu jak i w małej firmie, zajmującej tylko jedno pomieszczenie. Możliwe jest połączenie systemu biometrycznej rejestracji czasu pracy z biometrycznym systemem kontroli dostępu [KD].
Istotnym składnikiem biometrycznego systemu rejestrowania czasu pracy są czytniki biometryczne. Oprócz podstawowej funkcjonalności czyli autoryzacji biometrycznej niektóre czytniki oferują możliwość autoryzacji również przy zastosowaniu karty zbliżeniowej lub kodu PIN – są wyposażone w monochromatyczny bądź kolorowy wyświetlacz oraz klawiaturę alfanumeryczną. Wybrane modele nadają się do zastosowań zewnętrznych – posiadają klasę szczelności IP65 i są odporne na działanie niskich temperatur. Mogą być także zastosowane do realizacji elektronicznej kontroli dostępu.

Zdecydowana większość biometrycznych czytników służących do rejestracji czasu pracy pozwala na rejestrowanie 6 zdarzeń opisujących dzień pracy – tzw. statusów rcp. Są to: start i koniec czasu pracy [statusy podstawowe] oraz wyjście prywatne wraz z powrotem zeń i wyjście służbowe wraz z powrotem. Na podstawie pobranych bezpośrednio z czytników logów program obsługujący biometryczny system RCP umożliwia wygenerowanie raportów dotyczących pojedynczego pracownika lub dowolnie zdefiniowanej grupy pracowników bądź całej załogi za dowolnie wybrany okres. Program rozliczy, z dokładnością co do minuty, ile czasu w danym dniu przepracował dany pracownik. Wykaże wcześniejsze wyjścia oraz spóźnienia. Pokaże czas spędzony poza firmą na wyjściu służbowym lub prywatnym odpowiednio rozliczając czas pracy. Za dany dzień i np. za dany miesiąc czy inny okres rozliczeniowy. Będzie wiadomo, ile realnie czasu przepracował dany pracownik. Ile ma do odpracowania. Lub ile ma nadpracowanego czasu, ile nadgodzin. Ile czasu był na urlopie, na zwolnieniu lekarskim lub innej absencji [i kiedy]. Ile czasu przebywał na terenie firmy np. z powodu wcześniejszego przyjścia do pracy – program rozróżnia czas pracy i czas obecności. Pozwala też na rejestrację tzw. nienormowanego czasu pracy. To tylko ważniejsze funkcjonalności. Biometryczny system RCP to doskonałe narzędzie tak dla kadrowca jak i dla rachuby płac. Zwłaszcza, że zwykle istnieje możliwość dokonania eksportu logów do współpracującego z programem obsługującym biometryczną rejestrację czasu pracy programu kadrowo – płacowego, naliczającego wypłaty i generującego tzw. paski.
Większość biometrycznych czytników służących do rejestracji czasu pracy oferuje możliwość autoryzacji opartą na tzw. odcisku palca. Nie jest to jednak odcisk palca w ujęciu kryminalistyczno – daktyloskopijnym. Chodzi tu bowiem nie o pełny obraz linii papilarnych z opuszka palca lecz o obrobiony specjalnym algorytmem cyfrowy wzorzec punktów charakterystycznych. Cóż to takiego? To rozwidlenia i zakończenia linii papilarnych i opisane wzajemne ich położenie względem siebie. Oczywistym jest, że nawet na podstawie kilkudziesięciu punktów umiejscowionych na opuszku palca nie sposób odtworzyć pełnego przebiegu linii papilarnych. Dlatego określenie ‘odcisk palca’ użyte w kontekście autoryzacji biometrycznej w systemie kontroli dostępu jest po prostu skrótem myślowym, uproszczeniem.
Biometryczna autoryzacja ‘odciskiem palca’ [niekiedy zamiast jednego opuszka palca skanowana jest cała dłoń] nie jest jedyną możliwością autoryzacji biometrycznej. Stosuje też się bezdotykową [co ważne ze względów sanitarno – higienicznych] metodę opartą na rozpoznawaniu geometrii twarzy czy tęczówki oka. Zwykle czytniki umożliwiające autoryzację na podstawie rozpoznania punktów charakterystycznych geometrii twarzy pozwalają też na autoryzację ‘odciskiem palca’ oraz kartą zbliżeniową lub kodem PIN.
Obecnie wyraźnie zauważalny jest wzrost zainteresowania systemami biometrycznego rejestrowania czasu pracy, często w połączeniu z biometrycznym systemem KD. Technologia biometryczna nie pozostawia wątpliwości co do tożsamości danego użytkownika systemu skutecznie eliminując możliwości użycia do autoryzacji cudzej karty czy kodu PIN. Dzięki temu cały system gwarantuje uczciwe i rzetelne ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy, chroniąc interesy zarówno pracodawcy jak i pracowników.
Dlaczego wzrasta zainteresowanie zintegrowanym systemem biometrycznej rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu? Otóż system biometrycznej kontroli dostępu nie tylko chroni. Również monitoruje i zapisuje dane ilustrujące ruch osób uprawnionych wewnątrz chronionego obiektu lub czas zalogowania i wylogowania danej osoby z systemu komputerowego. W ten sposób oprócz zwiększenia bezpieczeństwa biometryczna kontrola dostępu bezpośrednio wpływa na wydajność pracy.


Często pracodawcy wykorzystują biometryczny system kontroli dostępu do monitorowania np. długości przerwy socjalnej czy ilości [i długości trwania] wyjść ‘na papierosa’. Jest to możliwe dzięki tzw. obustronnej kontroli dostępu. W takiej sytuacji biometryczne czytniki KD umieszczone są po obu stronach drzwi czy bramki. Pracownik więc, by wejść do np. pomieszczenia socjalnego lub zeń wyjść musi użyć biometrycznego czytnika kontroli dostępu. A każda autoryzacja pozostawia ślad w postaci odpowiedniego logu zapisywanego w obsługującym system programie. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracodawca będzie wiedział, ile czasu dany pracownik spędził poza swoim miejscem pracy wychodząc np. na zewnątrz hali produkcyjnej na papierosa lub ile realnie minut trwała przysługująca pracownikowi przerwa socjalna. A to, w obliczu nadciągającego kryzysu gospodarczego, nabiera coraz większego znaczenia dla pracodawców. Z oczywistych względów.
Czy jednak stosowanie tak zaawansowanej technologii do wymuszania efektywności pracy jest etyczne? Gdzie jest granica między podmiotowym a przedmiotowym traktowaniem pracownika?
Biometryczny system rozliczania czasu pracy bywa stosowany również do monitorowania wydajności pracy oraz optymalizacji produkcji poprzez rozwiązanie zwane rozliczaniem faz produkcyjnych. Idea takiego rozwiązania jest prosta. Pracownik przystępując do rozpoczęcia wykonania lub zakończenia jakiejś, uprzednio zdefiniowanej w systemie czynności najpierw dokonuje biometrycznej autoryzacji a następnie korzystając z klawiatury lub czytnika kodów kreskowych wprowadza do systemu odpowiedni kod przypisany do danej, właśnie wykonywanej czynności lub fazy produkcji. Pozwala to na uzyskanie wiedzy na temat ilości czasu potrzebnego lub realnie zużywanego na dana czynność czyli fazę produkcyjną. Stosowane w tym celu czytniki biometryczne, oprócz swej zasadniczej funkcji, czyli rejestrowania 6 zdarzeń opisujących dzień pracy [start/koniec czasu pracy, wyjście służbowe lub prywatne/powrót] mogą rejestrować 999.999.999 dedykowanych kodów pracy, opisujących rozpoczęcie bądź zakończenie danej fazy produkcyjnej.
System biometrycznej rejestracji czasu pracy może być stosowany w wielu miejscach, w tym np. na budowach lub przez mobilne zespoły serwisowe czy zespoły pracowników kontraktowych. Istnieją bowiem zestawy mobilne umożliwiające pracownikom rejestrowanie wszystkich statusów rcp czyli zdarzeń opisujących ich dzień pracy. Do transferu pobranych z czytnika logów wykorzystuje się albo PenDrive – albo technologie bezprzewodowe: GSM lub WiFi.
Co ważne – systemem biometrycznej rejestracji czasu pracy, w tym w połączeniu z systemem mobilnej biometrycznej rejestracji czasu pracy można objąć oddziały firmy zlokalizowane w różnych miastach. System umożliwia zdalną kontrolę nad dyscypliną pracy poprzez możliwość zdalnego, w trybie on-line, podglądu ostatnich logów na danym czytniku. Pracodawca nie musi więc być na miejscu by wiedzieć, o której przyszedł lub wyszedł z pracy dany pracownik. Nie mniej przydatna jest inna funkcjonalność, umożliwiająca wygenerowanie, na podstawie właśnie ostatnich logów, aktualnej na daną chwilę listy obecności. Może to być bardzo przydatne przy np. ewakuacji obiektu.
Jak widać – biometryczny system rejestracji czasu pracy jest bardzo przydatnym, bazującym na wysokiej technologii, precyzyjnym narzędziem dla każdego pracodawcy. Uczciwie zabezpiecza zarówno pracodawcę jak i pracownika poprzez naprawdę rzetelną ewidencję i rozliczanie czasu pracy.
Na koniec nie sposób nie zadać sobie pytania o to, jak długo stosowane dziś rozwiązania służące do ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy pozostaną w użyciu? Jakie będą kolejne w momencie gdy biometryczne systemy ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy na odcisk palca czy rozpoznanie geometrii twarzy przejdą do lamusa?

PTC SECURITY SYSTEMS  |  KD : Kontrola Dostępu  |  RCP : Rejestracja Czasu Pracy